Comment gérer les paiements en souffrance de ses franchisés

Dans le contexte économique actuel, peu importe la taille de l’entreprise – qu’il s’agisse d’une société publique, privée, d’un réseau de franchise ou une OBNL

F. Georges Sayegh, D.S.C., ADM.A., FCMC, est un expert-consultant en franchisage et en transfert de technologie. Il est également l'auteur de 18 livres sur les franchises et les entreprises connexes. Pour le joindre : gsayegh@gsayegh.com ; 

Tél. : (514) 216-8458.

Dans le contexte économique actuel, peu importe la taille de l’entreprise – qu’il s’agisse d’une société publique, privée, d’un réseau de franchise ou une OBNL – celle-ci doit maintenir un fonds de roulement sain. Cela est essentiel pour assurer son expansion, ses acquisitions, son approvisionnement en produits ou encore le paiement de sa masse salariale.

Dans un marché concurrentiel, les franchises ne font pas exception puisqu’elles exigent déjà une attention particulière afin d’assurer la pérennité de leur réseau. Les franchiseurs doivent au minimum se pencher sur les produits et services que leur réseau offre à leurs clients. Ils doivent aussi se poser continuellement une série de questions, qu’il s’agisse des prix, de la communication avec les clients ou des processus d’exploitation, qui évoluent sans cesse en fonction des besoins changeants. De leur côté, les franchisés craignent également de perdre des clients au profit de concurrents qui proposent de nouveaux produits à des prix compétitifs ou qui simplifient leurs processus, une réalité qui n’est pas différente de celle de nombreux autres secteurs d’activité.

Nous savons tous que l’argent peut nuire aux relations franchiseur/franchisé. La nature humaine et notre désir d’éviter les conflits et les confrontations font du recouvrement des paiements l’un des pires cauchemars de tout gestionnaire. Le temps nécessaire de la part du personnel pour recouvrer les sommes dues, les inquiétudes liées à la bonne gestion de cette tâche et la crainte que cela n’altère les relations peuvent donner l’impression que l’effort n’en vaut pas la peine.

Cela dit, le but de cet article est d’aborder les différentes méthodes qu’un franchiseur doit adopter afin d’assurer une gestion saine et rentable.

Interagir avec les franchisés et établir de bonnes relations est la nature même de toute franchise. Or, devoir constamment rappeler aux franchisés de payer ce qu’ils doivent exige du temps et des efforts qui détournent autant le franchiseur que les franchisés de la bonne marche de leurs opérations.

Plusieurs outils existent sous forme de logiciels comptables, de gestion ou autres. Toutefois, en ne tenant pas compte de l’aspect humain et de l’analyse du profil du franchisé, celui-ci sera tôt ou tard confronté à une situation précaire qu’il devra affronter.

Avant d’attaquer le sujet proprement dit, le franchiseur doit prendre du recul et s’assurer des grandes lignes auxquelles il sera confronté tôt ou tard avec ses franchisés. C’est-à-dire :

a) Effectuer une analyse rigoureuse de la capacité financière des franchisés potentiels avant l’octroi de la franchise ;

b)Exiger des garanties financières ou mettre en place une méthode de paiements préautorisés ;

c)S’assurer de disposer des logiciels nécessaires pour effectuer un suivi efficace du flux de trésorerie ;

d)Mettre en place des options de paiements échelonnés ;

e)Déployer des systèmes lui permettant d’analyser les résultats financiers de ses franchisés.

Il est essentiel que toutes ces méthodes soient mises en place avant l’octroi de la première franchise.

1. Automatisation des méthodes de paiements préautorisés : un outil simple mais puissant

L’une des stratégies les plus efficaces pour réduire les retards de paiements consiste à utiliser des formulaires préautorisant le franchiseur à prélever un montant minimal, établi conjointement par le franchisé et son comptable lors de la préparation des prévisions financières pour les deux ou trois premières années d’exploitation. Cette méthode ne garantit pas nécessairement le paiement intégral, mais elle assure au moins l’encaissement d’un montant minimal basé sur les prévisions financières. 

2. Proposer des options de paiements flexibles pour encourager les paiements dans les délais

Une telle alternative offre tant au franchiseur qu’au franchisé la possibilité de régler les montants dus grâce à des modalités de paiements adaptées, ce qui peut contribuer à atténuer les problèmes liés aux retards. Les entreprises qui proposent ce type d’options permettent aux franchisés de bénéficier d’une flexibilité réduisant les frictions dans le processus de paiement, tout en les encourageant à s’acquitter de leurs obligations dans un délai acceptable pour les deux parties.

De plus, cela permet aux franchisés traversant des périodes difficiles de constater que le franchiseur adopte une approche positive en mettant en place des plans de paiements personnalisés, ce qui peut s’avérer une solution efficace. Pour le franchiseur, un tel plan bien structuré assure la perception des paiements en plusieurs versements, garantissant ainsi un flux de trésorerie constant sans exercer une pression excessive sur le franchisé.

Ces plans de paiements peuvent être ajustés de manière à offrir un équilibre entre souplesse et respect des délais. En permettant au franchisé d’étaler ses paiements sur plusieurs mois, le risque de non-paiement est réduit. De plus, cette approche garantit que toutes les parties connaissent clairement le calendrier des versements, minimisant ainsi la confusion et les retards.

3. Encourager les paiements anticipés pour motiver les franchisés

Une autre stratégie visant à réduire les retards de paiements consiste à inciter les franchisés à payer plus tôt. De nombreuses entreprises ont obtenu de bons résultats en offrant des remises ou des ristournes pour les paiements anticipés, afin d’encourager le respect des échéances. Peu importe le montant — qu’il s’agisse de 1 %, 2 % ou 3 % —, une telle réduction peut suffire à motiver les franchisés à donner la priorité à leurs paiements de redevances, à leurs contributions au fonds de publicité ou à d’autres charges.

Ces incitatifs contribuent non seulement à améliorer la trésorerie, mais aussi à renforcer la relation de confiance. Les franchisés apprécieront la possibilité de réaliser des économies sur leurs factures futures, que ce soit sous forme de ristournes monétaires ou de réductions sur leurs prochains achats de produits.

En conclusion : Peu importe la méthode préconisée, il est essentiel de maintenir de solides relations avec le franchisé. Une communication claire, ouverte et transparente contribue à prévenir d’éventuelles frictions et à préserver la relation, tout en veillant au respect des conditions de paiements.

Si un franchisé est confronté à des difficultés financières, le franchiseur doit faire preuve d’ouverture et être disposé à négocier des solutions convenant aux deux parties. Proposer des conditions plus souples ou restructurer le plan de paiements peut démontrer la volonté du franchiseur de soutenir l’activité du franchisé, tout en assurant la pérennité financière de l’entreprise.